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SECURITY
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AND ITS SUBSIDIARIES collecting, using, storing and processing your personal
information. Such personal information shall be collected, used, stored or processed in
compliance with the Protection of Personal Information Act 2020 ("POPIA").
LIABILITY
Your use of the “UMOJA APP” is at your own risk. “UMOJA APP” and the content is provided
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GLENCORE SERVICES PROPRIETARY LIMITED PRIVACY STATEMENT AND CONSENT
1. WHO ARE WE?
Glencore Services Proprietary Limited (registration number: 2018/602470/07)
(Glencore) and each of our following group entities: Glencore DRC (539104451),
Kamoto Copper Company SA (100106293) and Mutanda Mining SARL (522415116) (jointly
our Group), their successors and assigns (Glencore, we, us, our), process the
personal information we collect through our Channels (being this mobile application,
website, related websites, mobile sites and other channels) as confidential.
2. COLLECTION
2.1 You understand that, to verify your identity and provide you with a mobile
device, we may collect, process and store the following categories and types of
personal information:
2.1.1. Images: this is a photo voluntarily provided by you, your ID or passport
and your employment/employee access card.
2.1.2. Personal information: including your initials, first name, last name,
date of birth, identity or passport number and your employee number.
2.1.3. Contact information: including your mobile phone number; and
2.1.4. Device data: phone make, model and type.
2.2. The provision of your personal information is voluntary, not mandatory.
However, if you refuse to provide us with your personal information, you cannot
receive a mobile device.
2.3. We will collect this personal information directly from you.
3. CONSENT
3.1. You hereby consent to the processing of your personal information for the
following purposes:
3.1.1. to verify your identity or to authenticate you (using images of your
face);
3.1.2. investigate, analyze and report any potentially false or unjustified
attempts at verification or authentication to prevent future identity theft.
3.1.3. to enable us to manage the distribution and allocation of mobile devices
to employees of our Group.
3.1.4. to confirm that your image/photo matches the image/photo on your employee
access card.
3.1.5. to confirm whether you have already collected a mobile device, by
comparing and/or revalidating your initial image/photo taken during registration
with any subsequent image/photo of you.
3.1.6. to provide you with a mobile device.
3.1.7. for future Group projects where authentication is required.
3.1.8. to resolve any dispute between us.
3.1.9. to fulfill our responsibilities to you.
3.1.10. to improve our solutions.
3.1.11. for ordinary commercial purposes this involves the use of photo images
of you for communication purposes (e.g. in brochures, posters or flyers, signs,
annual reports, newsletters, marketing or communication materials, on
websites/intranet, Glencore mobile applications, etc. (this includes managing
our risks and maintaining our overall relationship with you);
3.1.12. to perform statistical and other analyses to identify potential markets
and trends, evaluate and improve our business (this includes improving existing
products and services and developing new products). Consent will not be obtained
if we anonymize/disidentify personal information; and
3.1.13. to comply with applicable laws and regulations.
4. OUR COMMITMENTS
Your personal information will remain confidential and will be treated in accordance
with this privacy statement and consent.
5. SHARING OF PERSONAL INFORMATION AND DATA TRANSFERS
5.1. We will not share your personal information with external organizations that
are not our service providers unless business operations require the processing of
your personal information in other countries, whether to perform processing based on
your instructions or for ordinary business purposes. As specified by the purposes
above, we may share your personal information with one of the parties mentioned
below, located in any jurisdiction: Any member of Standard Bank Group, iidentifii,
Wyzetalk and Vodacom.
5.2. We will transfer or share your personal information with professional advisors
such as auditors, third-party vendors or independent contractors who process
personal information on our behalf to support our business.
5.3. We will transfer or share your personal information with our business partners
who provide you with their products and services.
5.4. We will transfer or share your personal information to anyone who needs your
personal information due to a foreign or local law or regulation.
5.5. We will transfer or share your personal information to the third party, which
is located outside of South Africa and receives the personal information, will have
to comply with either a law, binding corporate rules, or a binding agreement stating
that it will provide an adequate level of protection for your personal information.
This means that they must agree to legally process your personal information and
protect your personal information in the same way as we do.
5.6. The transfer of your personal information will be based on one of the following
conditions:
5.6.1. Express consent to the transfer is required provided that such transfer
is not to your advantage. However, it is not reasonably practicable to obtain
your consent to such transfer if it is made to your advantage; and if it were
reasonably possible to obtain such consent, you would be likely to give it.
6. STORAGE OF PERSONAL INFORMATION
We will store and retain your personal information in accordance with the provisions
of Law No.20/17 of 25 November 2020 on Telecommunications and Information and
Communication Technologies, for legitimate business purposes and will take steps
reasonably practicable to ensure that it is kept up to date, deleted and archived in
accordance with our defined retention schedules.
7. OUR SECURITY PRACTICES
7.1. The security of your personal information is important to us. We have put
in place appropriate and reasonable technical and organizational measures to
prevent loss, unauthorized destruction, damage or access to your personal
information by unauthorized third parties.
7.2. However, you must not share or send us personal information on unauthorized
channels, as this is not a secure means of communication and carries a risk of
interception and unauthorized access.
8. YOUR RIGHTS
We want to make sure that you are aware of your rights in relation to the personal
information we process about you.
8.1. Right of Access - You have the right to access the personal information we
hold about you. If you would like a record or description of the personal
information we hold about you, please request it via:
umojasupport@katangamining.com
8.2. Right to rectification/correction/updating - You have the right to correct
inaccurate personal information and to update incomplete personal information.
Please request this through:
umojasupport@katangamining.com to exercise your rights.
8.3. Right to be informed - You have the right to be informed that your personal
information is collected by us.
8.4. Right to object - You have the right to object to the processing of your
personal information where we have relied on one of the above legal grounds for
a legitimate interest or where we are fulfilling a public law obligation (and to
ask us to restrict the processing). Please note that if you ask us to restrict
the processing of your personal information, we may not be able to provide you
with a mobile device. Please note that where the law allows us to process your
personal information, we will have a legal obligation to do so. Please request
this through: umojasupport@katangamining.com to exercise your
rights.
8.5. Right to erasure - You have the right to ask us to delete your personal
information. Please request this through:
umojasupport@katangamining.com to exercise your rights.
8.6. Right to object to the processing of personal information for direct
marketing purposes - You have the right to object at any time to the processing
of your personal information for direct marketing purposes, including profiling
for direct marketing purposes. Please request this through:
umojasupport@katangamining.com to exercise your rights.
8.7. Right not to be subject, in certain circumstances, to automated
decision-making processes. You have rights to automated decision-making. You can
exercise your right by submitting your request to:
umojasupport@katangamining.com
9. PETITIONS AND COMPLAINTS
If you have any questions or complaints regarding data privacy, please contact
below:
umojasupport@katangamining.com
10. RIGHT TO MODIFY THIS PRIVACY STATEMENT
We may change this Privacy Statement from time to time while each time requiring
your consent to such changes before, they take effect. We will post any changes on
our mobile app. The latest version of our privacy statement and consent will
supersede all previous versions unless otherwise stated.
USAGE OF COMPANY MOBILE IT EQUIPMENT POLICY - DOCUMENT IC: IT-POL-004(E) REV-0
The purpose of this policy is to regulate the use of company mobile IT equipment and
property. This document outlines a policy for the management of company issued Sim
Cards, Phones and Computers.
This policy is further designed to bring about certainty and fairness in the allocation
of “company equipment” and does not create an automatic right as these allocations (if
any) are within the sole discretion of the company.
The procedure covers the day-to-day use of mobile IT equipment as well as the process to
be followed for any theft or breakage of equipment. The procedure further ensures that
all employees who work with company property/equipment are informed of the
responsibilities and duties relating thereto.
To view the latest version of this policy please visit your HR representative or
alternativety download a copy from our intranet site.
A summary of the key points is found below:
SOCIAL MEDIA AND PHONE USAGE POLICY
1. Umoja Phone: The Umoja phone will be issued once in a period of twenty-four (24)
months .
2. In the event of any loss within the twenty-four (24) months, the employee will be
liable for the full replacement cost.
3. In the event of damage to the Umoja phone within the twenty-four (24) months and
is returned to IT, the employee will be liable for the repair costs, if the device
cannot be repaired the employee will be issued a sim card to use in their personal
phone for the remainder of the twenty-four (24) month period.
IT IS STRICTLY PROHIBITED TO:
1. Play games on the cell phone during working hours.
2. Use phones for any reason while driving a company vehicle.
3. Use phone's camera or microphone to record confidential information.
4. Use phones in areas where cell use is explicitly prohibited.
5. Refuse to switch off the phone or silence it when requested by a supervisor.
6. Download or upload inappropriate, illegal or obscene material on a company cell
phone using a corporate internet connection or company-issued Data.
7. Use phones for personal reasons including surfing the internet and social media
during scheduled working hours
DISCIPLINARY CONSEQUENCES
KCC retains the right to monitor employees for excessive or inappropriate use of their
cell phones. If an employee's phone usage causes a decline in productivity or interferes
with KCC operations, he/she will be banned from using their cell phones. Employees may
face severe disciplinary action up to and including termination in cases when they:
1. Cause a security breach.
2. Violate our confidentiality policy.
3. Cause an accident by recklessly using their phones.
4. Use phones for personal reasons during scheduled working hours impacting their
ability to do their assigned role productively and safely
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En acceptant d'accéder aux informations sur votre propre appareil, vous acceptez
d'assumer la responsabilité de la sécurité de votre appareil et des informations
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UTILISATION DU CONTENU
Sauf indication contraire, vous êtes autorisé à visualiser, mais pas à modifier, copier
ou diffuser le contenu (ou toute partie de celui-ci) sur "UMOJA APP". Vous ne pouvez
utiliser le contenu qu'à des fins informatives et non commerciales. Le contenu de "UMOJA
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marques et autres lois sur la propriété intellectuelle de la République d'Afrique du Sud
et/ou de pays étrangers et appartiennent à GLENCORE SERVICES PROPRIETARY LIMITED ET SES
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conformément à la loi sur la protection des informations personnelles 2020 ("POPIA").
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DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ ET CONSENTEMENT DE GLENCORE SERVICES PROPRIETARY LIMITED
1. QUI SOMMES-NOUS ?
Glencore Services Proprietary Limited (numéro d'enregistrement : 2018/602470/07)
(Glencore) et chacune des entités de notre groupe suivantes :
Glencore DRC (539104451), Kamoto Copper Company SA (100106293) et Mutanda Mining
SARL (522415116) (conjointement notre Groupe), leurs successeurs et ayants droit
(Glencore, nous, notre), traitent les informations personnelles que nous collectons
par le biais de nos Canaux (à savoir cette application mobile, ce site web, les
sites web connexes, les sites mobiles et les autres canaux) de manière
confidentielle.
2. COLLECTION
2.1 Vous comprenez que, pour vérifier votre identité et vous fournir un appareil
mobile, nous pouvons recueillir, traiter et stocker les catégories et types
d'informations personnelles suivants :
2.1.1 Images : il s'agit d'une photo fournie volontairement par vous, de votre
carte d'identité ou de votre passeport et de votre carte d'accès à
l'emploi/employé.
2.1. 2 Informations personnelles : notamment vos initiales, votre prénom, votre
nom de famille, votre date de naissance, votre numéro d'identité ou de passeport
et votre numéro d'employé.
2.1.3 Informations de contact : y compris votre numéro de téléphone portable ;
et
2.1.4 Données relatives à l'appareil : marque, modèle et type de téléphone.
2.2 La fourniture de vos informations personnelles est volontaire et non
obligatoire. Toutefois, si vous refusez de nous fournir vos informations
personnelles, vous ne pourrez pas recevoir d'appareil mobile.
2.3 Nous collectons ces informations personnelles directement auprès de vous.
3. CONSENTEMENT
3.1 Vous consentez par la présente au traitement de vos informations personnelles
aux fins suivantes :
3.1.1 pour vérifier votre identité ou vous authentifier (en utilisant des images
de votre visage) ;
3.1.2 d'enquêter, d'analyser et de signaler toute tentative de vérification ou
d'authentification potentiellement fausse ou injustifiée afin d'éviter toute
nouvelle usurpation d'identité.
3.1.3 pour nous permettre de gérer la distribution et l'attribution d'appareils
mobiles aux employés de notre groupe.
3.1.4 pour confirmer que votre image/photo correspond à l'image/photo de votre
carte d'accès d'employé.
3.1.5 pour confirmer si vous avez déjà collecté un appareil mobile, en comparant
et/ou en revalidant votre image/photo initiale prise lors de l'enregistrement
avec toute image/photo ultérieure de vous.
3.1.6 pour vous fournir un appareil mobile.
3.1.7 pour les futurs projets du Groupe où l'authentification est requise.
3.1.8 pour résoudre tout litige entre nous.
3.1.9 pour remplir nos responsabilités envers vous.
3.1.10 pour améliorer nos solutions.
3.1.11 à des fins commerciales ordinaires, il s'agit de l'utilisation d'images
photographiques de vous à des fins de communication (par exemple, dans des
brochures, des affiches ou des prospectus, des panneaux, des rapports annuels,
des bulletins d'information, des documents de marketing ou de communication, sur
des sites web/intranet, des applications mobiles Glencore, etc ;
3.1.12 pour effectuer des analyses statistiques et autres afin d'identifier les
marchés potentiels et les tendances, d'évaluer et d'améliorer nos activités (ce
qui inclut l'amélioration des produits et services existants et le développement
de nouveaux produits). Le consentement ne sera pas obtenu si nous
anonymisons/désidentifions les informations personnelles
3.1.13 de se conformer aux lois et règlements applicables.
4. NOS ENGAGEMENTS
Vos informations personnelles resteront confidentielles et seront traitées
conformément à la présente déclaration de confidentialité et au présent
consentement.
5. PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES ET TRANSFERTS DE DONNÉES
5.1 Nous ne partagerons pas vos informations personnelles avec des organisations
externes qui ne sont pas nos prestataires de services, à moins que des opérations
commerciales exigent le traitement de vos informations personnelles dans d'autres
pays, que ce soit pour effectuer un traitement sur la base de vos instructions ou à
des fins commerciales ordinaires. Comme spécifié par les objectifs ci-dessus, nous
pouvons partager vos informations personnelles avec l'une des parties mentionnées
ci-dessous, située dans n'importe quelle juridiction : Tout membre du Standard Bank
Group, iidentifii, Wyzetalk et Vodacom.
5.2 Nous transférerons ou partagerons vos informations personnelles avec des
conseillers professionnels tels que des auditeurs, des vendeurs tiers ou des
entrepreneurs indépendants qui traitent les informations personnelles en notre nom
pour soutenir notre activité.
5.3 Nous transférerons ou partagerons vos informations personnelles avec nos
partenaires commerciaux qui vous fournissent leurs produits et services.
5.4 Nous transférerons ou partagerons vos informations personnelles à toute personne
qui en a besoin en raison d'une loi ou d'un règlement étranger ou local.
5.5 Nous transférerons ou partagerons vos informations personnelles à la tierce
partie, qui est située en dehors de l'Afrique du Sud et qui reçoit les informations
personnelles, devra se conformer soit à une loi, soit à des règles d'entreprise
contraignantes, soit à un accord contraignant stipulant qu'elle fournira un niveau
adéquat de protection de vos informations personnelles. Cela signifie qu'il doit
accepter de traiter légalement vos informations personnelles et de les protéger de
la même manière que nous le faisons.
5.6 Le transfert de vos informations personnelles sera basé sur l'une des conditions
suivantes :
5.6.1 Le consentement exprès au transfert est requis à condition que ce
transfert ne soit pas à votre avantage. Toutefois, il n'est pas raisonnablement
possible d'obtenir votre consentement à ce transfert s'il est effectué à votre
avantage ; et s'il était raisonnablement possible d'obtenir ce consentement, il
est probable que vous le donneriez.
6. STOCKAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Nous stockerons et conserverons vos informations personnelles conformément aux
dispositions de la loi n°. 20/17 du 25 novembre 2020 relative aux télécommunications
et aux technologies de l'information et de la communication, à des fins commerciales
légitimes et prendrons les mesures raisonnablement applicables pour garantir leur
mise à jour, leur suppression et leur archivage conformément à nos calendriers de
conservation définis.
7. NOS PRATIQUES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ
7.1 La sécurité de vos informations personnelles est importante pour nous. Nous
avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées et
raisonnables pour éviter la perte, la destruction non autorisée, les dommages ou
l'accès à vos informations personnelles par des tiers non autorisés.
7.2 Toutefois, vous ne devez pas partager ou nous envoyer des informations
personnelles sur des canaux non autorisés, car il ne s'agit pas d'un moyen de
communication sécurisé et il existe un risque d'interception et d'accès non
autorisé.
8. VOS DROITS
Nous voulons nous assurer que vous connaissez vos droits en ce qui concerne les
informations personnelles que nous traitons à votre sujet.
8.1 Droit d'accès - Vous avez le droit d'accéder aux informations personnelles que
nous détenons à votre sujet. Si vous souhaitez obtenir un enregistrement ou une
description des informations personnelles que nous détenons à votre sujet, veuillez
en faire la demande à l'adresse suivante :
umojasupport@katangamining.com
8.2 Droit de rectification/correction/mise à jour - Vous avez le droit de corriger
des informations personnelles inexactes et de mettre à jour des informations
personnelles incomplètes. Veuillez en faire la demande à l'adresse suivante :
umojasupport@katangamining.com pour exercer vos droits.
8. 3 Droit d'être informé - Vous avez le droit d'être informé que nous collectons
vos informations personnelles.
8. 4 Droit d'opposition - Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos
informations personnelles lorsque nous nous sommes fondés sur l'un des motifs
juridiques ci-dessus pour un intérêt légitime ou lorsque nous remplissons une
obligation de droit public (et de nous demander de restreindre le traitement).
Veuillez noter que si vous nous demandez de restreindre le traitement de vos
informations personnelles, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous
fournir un appareil mobile. Veuillez noter que lorsque la loi nous autorise à
traiter vos informations personnelles, nous avons l'obligation légale de le faire.
Veuillez en faire la demande par le biais de :
umojasupport@katangamining.com pour exercer vos droits.
8. 5 Droit à l'effacement - Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos
informations personnelles. Veuillez en faire la demande à l'adresse suivante :
umojasupport@katangamining.com pour exercer vos droits.
8. 6 Droit d'opposition au traitement des informations personnelles à des fins de
marketing direct - Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de
vos informations personnelles à des fins de marketing direct, y compris le profilage
à des fins de marketing direct. Veuillez en faire la demande à l'adresse suivante :
umojasupport@katangamining.com pour exercer vos droits.
8. 7 Droit de ne pas être soumis, dans certaines circonstances, à des processus
décisionnels automatisés. Vous avez des droits en matière de prise de décision
automatisée. Vous pouvez exercer votre droit en soumettant votre demande à :
umojasupport@katangamining.com
9. PÉTITIONS ET PLAINTES
Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la confidentialité des
données, veuillez contacter ci-dessous :
umojasupport@katangamining.com
10. DROIT DE MODIFIER LA PRÉSENTE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
Nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité de temps à autre,
en exigeant à chaque fois votre consentement à ces modifications avant leur entrée
en vigueur. Nous publierons toute modification sur notre application mobile. La
dernière version de notre déclaration de confidentialité et de notre consentement
remplacera toutes les versions précédentes, sauf indication contraire.
POLITIQUE D'UTILISATION DES ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES MOBILES DE L'ENTREPRISE - DOCUMENT
IC : IT-POL-004(E) REV-0
L'objectif de cette politique est de réglementer l'utilisation des équipements
informatiques mobiles et des biens de l'entreprise. Ce document présente une politique
de gestion des cartes Sim, des téléphones et des ordinateurs fournis par l'entreprise.
Cette politique vise en outre à apporter certitude et équité dans l'attribution des
"équipements de l'entreprise" et ne crée pas de droit automatique puisque ces
attributions (le cas échéant) sont à la seule discrétion de l'entreprise.
La procédure couvre l'utilisation quotidienne des équipements informatiques mobiles
ainsi que la procédure à suivre en cas de vol ou de bris d'équipement. La procédure
garantit en outre que tous les employés qui travaillent avec des biens/équipements de
l'entreprise sont informés des responsabilités et des devoirs y afférents.
Pour consulter la dernière version de cette politique, veuillez vous adresser à votre
représentant des RH ou télécharger une copie sur notre site intranet.
Vous trouverez ci-dessous un résumé des points clés :
POLITIQUE D'UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX ET DU TÉLÉPHONE
1. Téléphone Umoja : Le téléphone Umoja sera délivré une fois par période de
vingt-quatre (24) mois
2. En cas de perte dans les vingt-quatre (24) mois, l'employé sera responsable de la
totalité du coût de remplacement.
3. Si le téléphone Umoja est endommagé au cours des vingt-quatre (24) mois et qu'il
est renvoyé au service informatique, l'employé sera responsable des frais de
réparation. Si l'appareil ne peut pas être réparé, l'employé recevra une carte sim
qu'il pourra utiliser dans son téléphone personnel pour le reste de la période de
vingt-quatre (24) mois.
IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE :
1. Jouer à des jeux sur le téléphone portable pendant les heures de travail.
2. Utiliser des téléphones pour quelque raison que ce soit en conduisant un véhicule
de l'entreprise.
3. Utiliser l'appareil photo ou le microphone du téléphone pour enregistrer des
informations confidentielles.
4. Utilisez les téléphones dans les zones où leur utilisation est explicitement
interdite.
5. Refuser d'éteindre le téléphone ou de le faire taire lorsqu'un superviseur le
demande.
6. Télécharger ou téléverser du matériel inapproprié, illégal ou obscène sur un
téléphone portable de l'entreprise en utilisant une connexion Internet de
l'entreprise ou des données fournies par l'entreprise.
7. Utiliser les téléphones pour des raisons personnelles, notamment pour surfer sur
Internet et sur les médias sociaux pendant les heures de travail prévues.
LES CONSÉQUENCES DISCIPLINAIRES :
Le KCC se réserve le droit de surveiller les employés qui font une utilisation excessive
ou inappropriée de leur téléphone cellulaire. Si l'utilisation du téléphone d'un employé
entraîne une baisse de productivité ou interfère avec les opérations du KCC, il lui sera
interdit d'utiliser son téléphone cellulaire.
Les employés peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires sévères pouvant aller
jusqu'au licenciement dans les cas où ils :
1. Provoquer une violation de la sécurité.
2. Violer notre politique de confidentialité.
3. provoquer un accident en utilisant imprudemment leur téléphone.
4. Utiliser le téléphone pour des raisons personnelles pendant les heures de travail
prévues, ce qui a un impact sur leur capacité à remplir leur rôle de manière
productive et sûre.
